Stadt Höxter

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Hinweise zum Datenschutz

Informationen zum Datenschutz erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Zugangseröffnung zur elektronischen Kommunikation gem. § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW

Die Stadt Höxter bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür den Zugang eröffnet hat. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 126a) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Die Stadt Höxter hat diesen Zugang für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen eröffnet:

Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation per E-Mail wurde ausschließlich die folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

vps@hoexter.de

Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Höxter wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielweise, dass Sie über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder Fristen gewahrt bleiben, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als vps@hoexter.de senden. Gleichwohl können Sie natürlich die Email-Adressen, die Sie im Bürgerservice finden, für formlose Anfragen,etc. nutzen.

Was muss ich bei allgemeinen E-Mails an die Stadt Höxter beachten?

Die Stadt Höxter empfiehlt, den Inhalt einer allgemeinen E-Mail nur im Text-Format zu erstellen.

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Höxter versenden, so beachten Sie bitte, dass wir aus technischen und wirtschaftlichen Gründen nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen können. Wir unterstützen grundsätzlich nur folgende Formate:

• Portable Document Format (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• Microsoft-Word (.docx)
• Microsoft-Excel (.xlsx)
• Textdateien (.txt)
• Dokumente im jpg oder gif-Format; speziell für Bilddokumente
• Dokumente im tif-Format, z.B für gescannte Unterlagen

Verwenden Sie abweichende Formate, kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden kann oder gar von unserem E-Mailserver nicht angenommen wird!

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails sollten Sie auf 10 MB beschränken.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.


VPS-Zertifikat

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Hierbei wird als Verschlüsselungssystem ''Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)'' unterstützt.

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten ''Öffentlichen Schlüssel''. Bitte Klicken Sie hierfür die nachfolgende Grafik an:

VPS-Logo© Stadt Höxter
Installieren Sie diese Datei bitte in den Zertifikatsspeicher Ihres E-Mail-Programms, um verschlüsselt mit der Stadt Höxter E-Mails austauschen zu können. Bitte beachten Sie, dass die Übermittlung der Daten nur dann verschlüsselt erfolgt, wenn Sie ebenfalls über ein Zertifikat zur Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Kommunikation verfügen. Ihr öffentlicher Schlüssel wird automatisch an die Stadt Höxter übermittelt, wenn Sie selbst über ein Zertifikat zur E-Mail Verschlüsselung verfügen, dieses in Ihrem E-Mail Programm installiert haben und nach Import des öffentlichen Schlüssels der Stadt Höxter in Ihr E-Mail-Programm die Verschlüsselung einer E-Mail an die Adresse vps@hoexter.de auswählen.

Die Stadt Höxter verwaltet (speichert) Ihren öffentlichen Schlüssel in einem zentralen Zertifkatsspeicher. Sie erhalten dann automatisch ebenfalls verschlüsselte E-Mails an die von Ihnen angegebene Zugangsadresse (Ihre E-Mail-Adresse). Sie eröffnen hiermit für die Stadt Höxter konkludent einen elektronischen Zugang für rechtsverbindliche Kommunikation mit Ihnen. Sie können diese Zugangseröffnung jederzeit formlos gegenüber der Stadt Höxter widerrufen beziehungsweise einen neuen Zugangsweg wie beispielsweise an eine andere E-Mail Adresse oder per Briefpost eröffnen.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte ''elektronische Form'' ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein muss. Die Stadt Höxter kann zur Zeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

S-Trust
DATEV eG
D-Trust
TeleSec
TC TrustCenter
Deutsche Post COM

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen. Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen und -projekten abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle bzw. in geeigneter Weise informiert. Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Höxter und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z.B. anderen Behörden.

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an:

Herrn
Stephan Rasche
E-Mail: s.rasche@hoexter.de
Tel.: 05271 / 963-1200

Bankverbindungen der Stadtkasse Höxter